Gérer la charge de travail

Les meilleurs gestionnaires ont la faculté de s’élever au dessus du quotidien pour répartir leurs énergies en fonction des phases plus ou moins fortes d’activités qui se présentent à eux.
C’est leur capacité à gérer le stress pour avoir une lecture correcte de la situation mais aussi leur capacité à prévoir qui leur permet d’économiser leurs ressources et de les utiliser au moment le plus propice.
C’est à peu près la même stratégie qu’un coureur de marathon qui va attaquer au moment où c’est le plus payant, gérer son avance grâce à une allure de croisière ou même se reposer, pour mieux pouvoir attaquer avec un maximum d’énergie par la suite.
La stratégie s’applique à la formation des gestionnaires efficaces, voyons plus précisément ce qu’un manager doit réaliser à chacune de ces phases pour gérer sa charge de travail.

Phase de pression

« C’est dans la tempête que l’on reconnaît le bon marin ». Certains passent leur temps à se plaindre des conditions difficiles, d’autres au contraire s’y réalisent. Un gestionnaire qui stresse en phase de pression ne fait que se diminuer aux yeux de ses employés et collaborateurs alors que celui qui garde calme et contrôle rassure et gagne du leadership.
C’est précisément ce calme et ce contrôle de la situation en conditions difficiles qui fait la différence entre les meilleurs et les moins bons.
Pour avoir moi-même fait un certain nombre de sports à risques tels le parachutisme, la plongée ou les sorties en voilier par gros temps, il est une règle qui est de toujours devenir d’autant plus calme que la situation est périlleuse.
Les phases de pression nécessitent aussi de privilégier l’action; en fait, tout doit avoir été fait dans les périodes de récupération pour pouvoir se consacrer 100 % à l’action pendant les phases de pression et de stress.
C’est aussi le moment d’aider employés ou collègues, vous leur montrerez ainsi votre utilité et votre solidarité. De la même manière qu’un général doit être avec ses troupes pendant la bataille ou un capitaine sur le pont pendant la tempête pour aider à la manœuvre, le gestionnaire doit aussi apporter son aide en situation difficile.
Si votre équipe est nombreuse, l’aide réelle sera peut-être minime, vous avez donc le choix entre participer ou encourager. Ils verront que vous êtes avec eux et vous voueront une fidélité sans faille par la suite.
Gardez aussi la tête froide pour évaluer le niveau de fatigue et de stress de chacun, ce n’est pas le moment de perdre des membres de l’équipe. C’est donc à vous qu’il incombe de diminuer le niveau de pression quand vous voyez que certains risquent de dépasser leurs limites.

Phase de gestion de l’avance

Dans cette phase de croisière où vous roulez, tout en économisant vos énergies, à environ 100 % de vos objectifs, c’est le moment de gérer votre avance et de profiter du calme pour déléguer certaines de vos tâches mais aussi de penser au développement de l’équipe grâce à la formation et au coaching. C’est aussi pendant cette période que vous devez tenter d’équilibrer la gestion de votre temps passé à la préparation, à l’action et à la réflexion.

Phase de récupération

Pendant ces phases creuses, profitez pour non seulement former et coacher votre personnel mais tenter aussi d’aller plus loin en réfléchissant en équipe sur comment vous pouvez améliorer le mode de fonctionnement de l’équipe et le processus de travail. C’est aussi le moment pour récupérer, évaluer dans le détail les ressources humaines et matérielles à votre disposition et dont vous aurez besoin pour la prochaine période de forte activité. Bref, tout faire pour affronter la prochaine phase de pression de la manière la plus efficace.

Jean-Pierre Mercier
Notre formation gestion des priorités et du travail