Formation résolution de problème

Formation résolution de problème

Cours de résolution de problème, amélioration continue dans l’entreprise, développement de la créativité et amélioration de la qualité.

Description

formation résolution de problème

Comment régler les problèmes importants et faire en sorte qu’ils ne se reproduisent plus.

Cet atelier sur la résolution de problème et prise de décision vous permettra de résoudre les problèmes complexes, d’apprendre les techniques de créativité et de mettre en place l’amélioration continue. Cette démarche de résolution de problème est simple, souple et vous procure les outils de la qualité en entreprise. Accédez à tous nos formations professionnelles.

Résolution de problèmes complexes

Quand les employés et gestionnaires d’une entreprise sont confrontés à un problème complexe, ils ont souvent tendance à commettre un certain nombre d’erreurs :
• chercher les solutions sans avoir bien compris le problème;
• s’attaquer à des problèmes flous et mal définis;
• se concentrer sur un petit problème qui n’en vaut pas la peine;
• tenter de résoudre des problèmes dont ils ne maîtrisent pas la résolution;
• choisir des solutions dont l’application coûtera plus cher que le problème lui-même;
• se satisfaire de proposer des solutions sans les chiffrer ;
• conseiller la mise en place de solutions en oubliant de les concrétiser en plan d’action;
• adopter un plan d’action sans mettre en place les outils de suivi.
Pour ne pas tomber dans ces erreurs, vous devez suivre un processus systématique de résolution du problème. Ce processus, trop lourd pour de petits problèmes, est nécessaire pour des problèmes complexes. Il vous permet de gagner du temps et d’éviter de vous égarer sur des voies sans issue.

 Étapes de la résolution de problème

Étape 1 : Identifier les problèmes
Vous avez deux outils possibles pour identifier les problèmes que vous désirez résoudre :
a. Le classique « remue méninge » (brain storming) qui favorise la créativité des participants
b. L’utilisation d’une liste de questions telles que :
Avons-nous des…
o rebuts?
o retours de marchandise?
o retards?
o plaintes de la part des clients
o erreurs?
o goulots d’étranglements?
Il ne doit y avoir aucune censure sur les problèmes choisis à cette étape, ils peuvent tous être mis sur la table.

Étape 2 : Sélectionner le problème à traiter
Une fois que vous avez généré une liste de problèmes assez conséquente vous pouvez maintenant tenter de les sélectionner grâce à un certain nombre de critères logiques.
a. Choisissez tout d’abord les critères qui vous semblent les plus pertinents
o pouvons-nous résoudre le problème?
o quel gain pouvons-nous obtenir en solutionnant ce problème?
o quel est son impact sur la stratégie et la vision de l’entreprise?
o combien de personnes cela va-t-il toucher?

b. Une fois vos critères choisis vous pouvez alors donner une note à chacun de vos problèmes pour en choisir le plus pertinent.

c. Enfin, il ne vous reste pus qu’à formuler le problème choisi en spécifiant bien
o la situation actuelle
o l’objectif à atteindre
o l’écart à combler et en combien de temps
Consultez ensuite votre gestionnaire pour vérifier qu’il approuve le choix de votre problème. Sinon vous pourriez vous faire dire « je vous félicite pour votre travail mais vous avez perdu votre temps car j’estime que cela n’était pas un problème »

Étape 3 : Analyser le problème
C’est de beaucoup l’étape la plus complexe. Une analyse pertinente du problème devrait par contre vous permettre d’en arriver facilement aux solutions. Vous devez suivre les étapes suivantes :
1. Déterminer de quelles informations vous avez besoin pour analyser votre problème.
2. Représenter ces informations de manière graphique.
3. Rechercher les causes du problème.
4. Choisir les causes les plus importantes qu’il est prioritaire de supprimer.
Une bonne analyse des causes doit normalement vous amener aux solutions; il vous reste pourtant encore à ce stade quatre autres étapes pour résoudre complètement votre problème.

Étape 4. Rechercher toutes les solutions qui s’offrent à vous.

Cette phase doit être aussi créative que possible. En effet, même si la recherche des causes peut vous avoir amené des solutions, il faut éviter de se limiter à celles-ci et penser plus large. C’est le moment où vous devez tenter de « penser en dehors de la boîte ».
Comment :
a) Créez une équipe multidisciplinaire de 4 ou 5 personnes. Évitez d’inviter des personnes d’un même département car elles sont généralement trop collées au problème pour être créatives. Préférez au contraire mélanger les expériences pour voir les choses sous des angles différents.
b) Supprimez les freins à la créativité individuelle qui sont constitués par les préconçus, la rationalité, la logique, les censures. Mettez-vous au contraire dans un état d’esprit ouvert à l’impossible.
c) Choisissez une ou plusieurs techniques de créativité.
Le « remue méninge» (brain storming) en est la plus connue mais beaucoup l’utilisent de manière impropre. Cette technique doit respecter des règles bien précises. Durant les 15 premières minutes, les participants évoquent toutes les idées qui leur passent par la tête sans aucune censure. Personne ne doit intervenir, comme c’est souvent le cas, en disant « ce n’est pas possible ». Ce n’est que plus tard que vous sélectionnerez les idées les plus pertinentes.
Afin d’éviter de rester le nez collé au problème et aux solutions actuelles vous pouvez aussi faire abstraction de la réalité et vous dire : « fermons les yeux et essayons de visualiser la solution idéale ». Ainsi par exemple, plutôt que de tenter de trouver des solutions pour réparer votre machine, améliorer votre processus ou rentabiliser votre entreprise, essayez au contraire de visualiser cette machine, ce processus, ou cette entreprise idéale.

Étape 5. Sélectionnez parmi les solutions trouvées celles que vous déciderez d’appliquer.

Pour cela, notez-les en fonction d’un certain nombre de critères :
• efficacité de la solution : pourcentage du problème résolu grâce à la solution
• coût de la solution
• facilité d’application de la solution
• temps de mise en place de la solution
Si vous estimez que certains critères sont plus importants, vous pouvez alors les pondérer en leur donnant un poids différent.

Étape 6. Vendez votre solution à la direction en vous rappelant que les éléments les plus importants que vous devez mettre en évidence sont :
• le coût du problème actuel pour eux
• le coût de la solution
• le délai de remboursement de la solution (l’idéal étant qu’il soit inférieur à 6 mois).

Étape 7. Mettez en place votre solution grâce à un plan d’action prévoyant, qui doit faire quoi, où, quand et comment.

Étape 8. Assurez-vous du suivi grâce à des indicateurs de performance et n’oubliez pas que le suivi n’a pas pour seul but de mesure,r mais surtout de corriger et d’améliorer votre solution. C’est le travail en équipe qui vous permettra généralement de mettre en place les solutions de manière efficace.

 

FORMATION RÉSOLUTION DE PROBLÈME ET PRISE DE DÉCISION

  • Introduction
    • pourquoi utiliser un processus systématique
    • les freins à une possible résolution de problème
    • les étapes du processus
  • Identifier et lister les différents problèmes
    • définition d’un problème
    • les différentes manières d’identifier les problèmes
      • la liste de vérification des problèmes courant en entreprise
      • le tour de table classique
      • le brainstorming
      • le listage en vrac
      • le travail en sous groupes
  • Sélectionner les problèmes
    • définir des critères de choix
      • le groupe peut-il traiter le problème
      • gain possible à résoudre le problème ?
      • urgence de la résolution de problème
      • fréquence d’apparition du problème
      • durée pour traiter le problème
      • nombre de personnes touchées par le problème
      • impact de la résolution du problème sur la réussite de l’entreprise ?
      • importance subjective du problème sur le moral des employés de l’entreprise ?
    • choisir les critères et sélectionner le problème
      • choix d’un seul critère
        • outil: le système de vote par points
      • choix de plusieurs critères
        • outil: diagramme d’Euler
        • outil: tableau importance-urgence
    • la formulation du problème et de l’objectif
      • un problème est un écart
      • l’objectif
      • formuler de manière chiffrée l’écart entre la situation actuelle et désirée
    • vérification de l’opportunité du choix du problème
    • valider le problème auprès de la direction
  • Analyser le problème
    • recueil des informations complémentaires
      • identifier les personnes concernées par le problème
      • recueillir les informations portant sur le problème
      • outil: la feuille de relevés
    • Présentation des informations
      • classement par pourcentages décroissants
      • diagramme de Pareto
      • diagramme fréquence temps
      • la stratification
      • l’histogramme
      • le diagramme de dispersion
    • vérifier la validité des informations
  • rechercher les  causes
    • le brainstorming
    • l’arête de poisson d’Ishikawa ou diagramme causes-effets
    • la règle des M
    • la méthode des Pourquoi
    • les organigrammes et diagrammes des processus
    • les entrevues et sondages
    • analyse des champs de forces
  • sélectionner les causes
    • diagramme de Pareto
  • Chercher toutes les solutions possibles
    • les principes de la créativité
    • les freins à la créativité et à l’innovation
    • savoir utiliser les possibilités de votre cerveau pour créer plus
    • les conditions d’un groupe créatif
    • les techniques de créativité
      • le brainstorming ou remue méninges
      • les réunions synectiques
      • le concassage
      • l’analogie
      • le système idéal
      • les jeux de rôle
      • la matrice de découverte et l’arborescence
      • les meilleurs pratiques à détecter, généraliser et développer
  • Sélectionner les solutions
    • le choix des critères
    • les outils
      • la réduction de liste
      • le tableau des priorités
      • les matrices de solution
      • les tables de Veitch
      • les axes de notation
      • le diagramme d’Euler
    • vérifier la validité de la solution retenue
      • la check list
      • le test
    • préparer un plan d’action efficace
      • la méthode OMMDC
      • qui, quoi, où, quand, comment
  • Présenter et vendre la solution à la direction
    • la préparation de la présentation
      • connaitre les attentes de la direction
        • les motivation : le SONCAS
        • la pyramide de Maslow
      • le dossier
        • rappel du contexte
        • choix du problème
        • formulation du problème
        • analyse du problème
        • choix de la solution
        • plan d’action et de contrôle
      • le matériel de support
    • la présentation
      • la prise de contact
      • la découverte
      • la présentation
      • les objections
      • la conclusion
  • la mise en place et le contrôle de la solution de résolution de problème
    • les objectifs
    • les moyens
      • les hommes
      • les machines, outils
      • l’argent
      • la répartition harmonieuse
    • les méthodes
    • le contrôle
    • la boucle de rétroaction
  • les outils

Méthode pédagogique

  • Apport théorique de la formation résolution de problème.
  • Application pratique sur des cas réels pour les participants.
  • Validation en équipe.
  • Suivi des résultats.
  • La méthode des cas comme un outil d’analyse de la réalité réalisé en équipe.

Outils

Tous les outils mentionnés dans le manuel sont fournis dans la «boîte à outils» fournie à la fin du manuel de formation en résolution de problème. (Fournis à la fin de la session).

Formateurs

Jean-Pierre Mercier et Dominique Forget et Alain Boisvert cumulent chacun environ 20 ans d’expérience en formation à la résolution de problème.

 

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