Organisation de réunion

Organisation de réunion

Atelier permettant d’améliorer l’organisation de réunion, les techniques de présentation, l’animation de groupe, les réunions de travail.

Description

Cours d'organisation de réunions efficaces

Cette session sur la conduite de réunion vous permettra d’améliorer la qualité et l’efficacité des réunions et des présentations réalisées afin d’optimiser le temps de chacun. Voyez aussi nos autres programmes de perfectionnement des gestionnaires.

Formation à l’organisation de réunions

Plan de cours

  • Les reproches généralement faits aux réunions, le rôle des participants dans une réunion inefficace
  • Préambule la communication
    • maîtriser la communication pour réussir sa présentation
    • la loi des 5%
    • les mots représentent peu dans la mémorisation
    • plus l’auditeur est actif plus il retient
    • la perte de mémorisation
    • les moyens de communication du présentateur
    • les différents types de réunion et de présentation
    • la taille du groupe
  • la préparation de la réunion
    • situation – diagnostic
      • pertinence de la réunion
      • l’auditoire
        • le choix de l’auditoire
        • adaptez votre réunion à l’auditoire
      • urgence et délais de la réunion
    • objectif et structure de la réunion
      • structurer en fonction de l’objectif
        • la structure d’une réunion d’information
        • la structure de la réunion persuasive
        • la structure de la réunion de résolution de problème
          • la réunion de travail quotidienne
          • la réunion de travail périodique
        • la réunion de formation
      • l’ordre du jour
        • comment structurer votre réunion
        • les étapes de la structuration d’une réunion
        • types de plan général de réunion
      • Les documents
    • la solution
      • quand
      • qui
      • quoi
      • lieu
      • comment
      • la préparation matérielle
        • les moyens de la préparation
        • le tableau noir
        • le tableau blanc
        • le chevalet à feuilles mobiles
        • l’aide des tablettes
        • les présentations PowerPoint
        • la vidéo conférence
        • les limites et critiques actuelles du PowerPoint. Pourquoi Jeff Bezos les interdit chez Amazon, le retour aux méthodes traditionnelles
      • la préparation matérielle
        • comment
        • les dangers à éviter
        • le stress et comment le gérer
        • la révision de la réunion
  • L’animation de la réunion
    • arriver avant le début de la réunion
    • accueillir et saluer les participants
      • pourquoi la prise de contact est importante
      • les points à observer pour réussir sa prise de contact avec le groupe
      • les erreurs d’introduction
      • les phases d’une bonne prise de contact
    • découvrir les attentes de l’auditoire pour s’adapter à leurs attentes
    • comment se comporter avec les différents participants
      • le leader positif
      • le timide
      • le réservé
      • celui qui se sent supérieur, hautain, parfois indifférent
      • celui qui parle pour ne rien dire
      • le leader négatif
      • le puits de science
      • celui qui reste bloqué sur ses position
      • le retardataire
    • comment gérer la discussion
      • lancer une discussion
      • lancer une discussion
      • éviter un sujet délicat
      • interrompre une discussion privée entre deux participants
      • interrompre une discussion publique entre deux participants
      • interrompre une discussion bruyante en plusieurs participants
    • répondre aux questions, objections, attaques
      • structure de la réunion
      • comment répondre
      • les étapes de réponse aux objections ou attaques
    • la conclusion de la réunion
      • les erreurs de conclusion à éviter
      • que faire
  • Le suivi et l’évaluation de la réunion
    • rédigez ou faites rédiger les notes et le plan d’action
    • faites un suivi du plan d’action
    • évaluez les résultats du plan d’action
    • informez les autres unités de l’entreprise
  • La réunion de vente
  • Les outils pour une réunion de travail (à utiliser au besoin seulement)
    • formulation d’un problème
    • quoi observer
    • le diagramme de l’arête de poisson d’Ishikawa
    • matrices multicritères
    • matrice de plan d’action
    • grille d’auto-perfectionnement des réunions
    • plan de travail des réunions quotidiennes
    • plan de réunion de travail pratique
    • résumé
    • plan d’action à l’issue de la formation organisation de réunion et de présentation

Méthode pédagogique

  • Réflexions en sous-groupes.
  • Jeux de communication dans la formation organisation de réunion et de présentation
  • Simulations individuelles enregistrées sur vidéo et redistribuées aux participants.

Outils procurés

  • Plans de réunion de travail

Formateurs

Jean-Pierre Mercier, Dominique Forget et Alain Boisvert cumulent chacun environ 20 ans d’expérience en ressources humaines et en organisation de réunions.

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